Weight Watchers"par Y. SAGNIER
La page des "Word
Weight Watchers"
par Y. SAGNIER
C'est quelqu'un qui veille à la taille des fichiers Word. En effet, WinWord, et les autres logiciels Microsoft en général, ont une propension à générer des fichiers d'un volume exubérant. Même si la taille des disques durs augmente sans cesse, et la mémoire vive aussi, et si l'on ne demande pas d'un traitement de texte qu'il produise le plus petit fichier possible, cet état de fait est anormal, d'autant que la taille devient un obstacle important :
lors du téléchargement par ftp ou http (qui a d'autant plus de chances de ne pas arriver au bout que le fichier est gros);
lors d'envois de mails où la multiplication de pièces attachées parvient de temps à autres à faire s'écrouler un serveur.
Cette page indique donc quelques procédures publiques et standard mais pas nécessairement connues, qui permettent de diminuer la taille d'un fichier .doc produit par Word.
En général, plus la version de Word est récente, plus la taille d'un fichier, à contenu égal, est grosse. Allez savoir pourquoi!
Ouvrez un fichier Word, et dans le menu OUTILS, choisissez l'onglet "enregistrement", regardez si l'option "enregistrement rapide" est sélectionnée.
Si oui, alors vous produisez des fichiers de taille plus importante qu'il ne le faudrait. Cette option semble servir à stocker au fond du fichier des versions antérieures dont je ne sais toujours pas comment on peut les récupérer plus tard, mais qui prennent de l'espace !
Faites un essai : enregistrez le fichier que vous avez ouvert, successivement avec et sans l'option "enregistrement rapide", et regardez la variation de taille, sans avoir même tapé un seul caractère ! Essayez aussi en tapant un caractère de plus au début du fichier : parfois, vous pouvez doubler ainsi la taille du ficher !
Donc, conseil numéro un : ne sélectionnez pas cette option (sauf si vous savez à quoi ça sert exactement, et que ça vous semble indispensable).
Là, on touche les véritables lipides de la Bureautique, celles qui font que l'inclusion d'un fichier image de 50 k dans un fichier word de 50 k donne au total un fichier Word de 2 méga !
Les images bitmap mises à part, les graphiques inclus dans un fichier Word sont souvent "composés" à l'aide d'une autre application, qui peut être extérieure (par exemple, un graphique composé par EXCEL, ou une diapositive Powerpoint) ou intérieure (édition d'équation, image Word etc...). Dans les deux cas, Word stocke le graphique sous deux formes :
Ceci permet :
Dans ce cas, le fichier graphique initial peut être comprimé et ne faire que quelques dizaines de kilo-octets, mais lors de l'inclusion, word le convertit en bitmap (même s'il est encapsulé dans du WMF), ce qui garantit la taille maximale.
Seule échappatoire possible : maintenir le fichier à l'extérieur, en ne laissant qu'un lien d'inclusion à l'intérieur du word. Chaque fois que le fichier word sera ouvert, il ira rechercher l'image et l'affichera sur l'écran, à l'endroit de l'inclusion, tant qu'il restera ouvert sous Word. Dans ce cas, les deux fichiers restent à la même taille, mais séparés. Il ne faut pas oublier de fournir les images avec le word quand on veut diffuser le document. Pour créer ce lien sans inclure réellement l'image, il faut faire : INSERTION - IMAGE... , sélectionner l'option "lier au fichier" et désélectionner "enregistrer dans le doc".
Dans certains cas, les graphiques sont générés par une application extérieure (comme EXCEL ou Powerpoint par exemple, mais pas nécessairement Microsoft...), et reportés dans Word en faisant un "copier-coller". Mais on se rend compte parfois que les graphiques du fichier Word contiennent en fait tout le fichier duquel ils ont été copiés. Quand on clique dessus, on relance l'autre application, et on retrouve bien tout le fichier.
Solution pour l'auteur : pour ne pas insérer le fichier extérieur en entier mais seulement le graphique désiré, il faut faire un copier-coller spécial depuis le fichier (ouvert par son application) vers Word (on perdra les données de l'autre application, mais est-ce bien la peine de les avoir ?).
Précision : une fois le graphique copié sous l'application externe, on passe sous Word, on fait EDITION - COLLAGE SPECIAL. On a alors le choix entre plusieurs options :
1) en tant qu'objet "nom de l'application externe"
2) en tant qu'image
3) en tant qu'image point
Il faut choisir le 2) : " image " , qui insère alors juste l'image en WMF. Le 1) est l'option par défaut, quand on fait un copier-coller normal. Le 3) est encore pire que le 1) car il insère du Bitmap.
On peut diminuer la taille du fichier Word en ne gardant pour chaque objet inséré que le résultat sous forme d'image WMF, et en enlevant la partie " objet modifiable " (bien que WMF soit toujours modifiable par l'éditeur d'images Word). Cette solution est radicale car elle concernera tous les objets insérés (équations, graphiques, images...) et ne doit être appliquée le cas échéant que pour les documents vraiment très gros. C'est la liposuccion informatique !
Elle peut être appliquée en utilisant le logiciel gratuit "CleanRTF" développé par votre serviteur et qui tourne sous PC/DOS ou WINDOWS. L'opération nécessite de passer par le format RTF, donc d'ouvrir d'abord sous Word le fichier .doc.
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© CENA, 1999; mis à jour le 25
juin 1999 et visitée
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